Dokumenty - elektronická kancelář

Dokumenty - elektronická kancelář

Modul Dokumenty lze využít k evidenci tiskových výstupů a exportů Excelu resp. OpenOffice ze systému a k připojování externích dokumentů jako jsou smlouvy, dopisy, emaily, dokumentace, skenované faktury apod. Každou tiskovou sestavu lze pomocí tohoto modulu uložit do archivu na disk a zaevidovat v databázi. Výstupy na tiskárnu jsou ukládány ve formátu PDF, Excel resp. OpenOffice ve formátu XLS resp. SXC.

U dokumentu je evidováno kdo a kdy dokument vytvořil, lze evidovat jeho stav (vytvořený, odeslaný, podepsaný). Dokument lze připojit k dokladu (např. faktura, rozpočet), k zakázce a partnerovi. Tento modul slouží také k evidenci a automatickému odesílání emailů změn úkolů na serveru.

Základní okno modulu Dokumenty

Uživatelsky lze doplnit funkci, která připojí běžný skener a rovnou z OBISu pak lze rychle skenovat doklady a ty ukládat v dokumentech. K přijaté faktuře tak jedním kliknutím naskenujete a uložíte došlý doklad.

Dokumenty jsou k dispozici jako záložka v modulech Faktury, Rozpočty, Zakázky a Partneři. Hned tak máte přehled o všech dokumentech, k dodavateli, odběrateli a zakázce. Okamžitě se dostanete na oskenovaný doklad např. z přijaté faktury. Pomocí modulu Dokumenty lze zcela nahradit papírovou evidenci dokladů a dokumentů za elektronickou formu.