Tento modul slouží k evidenci zakázek.

Zakázky - úvod

Okno Zakázek je typickým oknem systému OBIS s více provázanými tabulkami umístěnými v záložkách. Platí, že pokud vybereme zakázku v záložce Zakázky a přepneme na záložku Položky, Výkony, Faktury, Rozpočty nebo Akce, získáme k této vybrané zakázce přehled o jejich položkách a výkonech, o všech fakturách spjatých s touto zakázkou a rozpočtech.

V záložce Zakázky je seznam všech Zakázek. Filtr druhu umožňuje pro přehlednost rozdělit zakázky do skupin (Obrázek 7.2-1). Přesun zakázky do jiného druhu se provede prostou změnou záznamu Druh (Obrázek 7.2-2).

Přesun zakázek

Struktura tabulky ZakazkyDM.zakazky:

• Č. zakázky - Zakázkové číslo
• Č. Druhu - Č. druhu
• Č. partnera - Identifikátor odběratele
• Zástupce - Zástupce odběratele
• Zástupce - Zástupce partnera
• Zapsal - Uživatel, který provedl zápis
• Popis - Popis zakázky
• Stav - Stav zakázky (pouze informativní)
• Datum zadání - Datum zadání zakázky
• Datum ukončení - Datum skutečného ukončení zakázky
• Termín ukončení - Termín ukončení zakázky
• Fakturováno - Již vyfakturovaná částka
• Uhrazeno - Již uhrazená částka
• Skutečné náklady - Skutečné náklady
• Rozpočtované náklady - Celková cena rozpočtovaných nákladů
• Cena celkem - Celková cena
• Cena rozpočtovaná - Celková rozpočtovaná cena
• Poznámka1 - Poznámka, podle které lze hledat
• Poznámka2 - Dlouhá poznámka
• MM Poznámka - Multimediální poznámka
• Datum - Datum vytvoření zakázky
• Zisk po fakturaci - Rozdíl mezi Fakturováno a Skutečnými náklady
• Prostředky k čerpání - Rozdíl mezi Rozp.náklady a Skutečnými náklady
• Aktuální bilance - Rozdíl mezi Rozpočtovanou cenou a Skutečnými náklady
• Stav k datu - datum , ke kterému je zakázka aktualizovaná
• Práva - Řádková práva

Systém kontroluje Stav zakázky (Obrázek 7.2-3) a barevně označuje jednotlivé řádky. Barevné označení je následující:

modrá- modře označená zakázka je ve stavu nabídky zelená- zeleně označená zakázka je ve stavu realizace černá- černě označená zakázka je ukončená nebo každá, která nemá vyplněnou položku Stav (Obrázek 7.2-3)

V záložce Nastavení se vybírá automatické počítadlo pro čísla zakázek (Obrázek 7.3-1). Budeme-li ze zakázek vytvářet faktury musíme mít vyplněnou položku (Obrázek 7.3-2). Při aktualizaci zakázky a zaškrtnutém přepínači (Obrázek 7.3-3) se před vlastním aktualizací nejprve všechny položky smažou.

Nastavení

Lokální menu

Funkce aktualizuje ceny na zakázce. Ceny přebírá ze všech Výdejek, Faktur, Výkonů a Rozpočtů vztažených k dané zakázce a k zadanému datu.

Po potvrzení se nás systém zeptá na datum, ke kterému se bude zakázka aktualizovat. Jestliže máme zaškrtnuto v záložce Nastavení - Před přepočtem smazat položky, funkce nejprve smaže všechny zakázkové položky, poté projede všechny Rozpočty, Faktury/doklady, Výdejky a Prostředky/výkony spojené s aktuální Zakázkou a vygeneruje položky nové. Funkci je také možné spustit tlačítkem (Obrázek 7.8-1).

Hodnoty ve sloupečcích Cena nákl.rozp. a Rozpočtovaná cena se přebírají z Rozpočtů, od jednotlivých rekapitulačních nákladových položek (Obrázek 7.9-1).

Do sloupečků Cena nákladů a Cena se doplní hodnoty, které systém přebírá z přijatých Faktur, Výkonových protokolů a Příjmových a výdajových dokladů.

Po spuštění funkce systém začne prohledávat Výkony, zda není nějaký na danou zakázku. Jestliže takový protokol najde, podívá se do záložky Položky (Obrázek 7.5-1), zda je vyplněná hodnota Číslo zakázkové položky (Obrázek 7.5-2). Není-li vyplněná, systém se podívá do záložky Nastavení (Obrázek 7.6-1) na položku Hodnota zak. položky (Obrázek 7.6-2). Podle této hodnoty pak v odpovídající položce Zakázky přičte Cenu a Cenu nákladů, popřípadě vytvoří položku novou a doplní ceny (Obrázek 7.8-2). Popis se doplňuje podle Číselníku zakázkových položek (Obrázek 7.7). Systém v tomto číselníku hledá stejnou hodnotu Č.zak.pol.. Jestliže tuto hodnotu nenajde, sloupeček Popis bude u položky prázdný (Obrázek 7.8-2).

Takto systém postupuje i u přijatýchFaktur a Příjmových a výdajových dokladů.

U rozpočtů systém postupuje tak, že se podívá do záložky Náklady (Obrázek 7.9-1) na hodnoty ve sloupečku Nákl.č. (Obrázek 7.9-2). Podle těchto hodnot pak v odpovídajících položkách Zakázky přičte Rozpočtovanou cenu a Cenu nakl.rozp., popřípadě vytvoří položky nové a ceny doplní. Popis pak doplňuje přímo ze záložky Náklady (Obrázek 7.9-4).

Pokud nemáme zaškrtnutou volbu v záložce Nastavení - Před přepočtem smazat položky, systém při aktualizaci vypíše chybové hlášení (Obrázek 7.10). U ručně vytvořených položek, tedy u těch, které nejsou spojené s žádnými náklady v OBISu, systém vypíše hlášení o nadbytečnosti dané položky (Obrázek 7.10-1).

U položky vytvořené systémem se vypíše chybové hlášení pokud má daná položka v některém sloupci hodnotu, jež by měla být nulová (Obrázek 7.10-2).

Zakázka

Nastavení hodnoty zakázkové položky

Číselník zakázkových položek

Aktualizace zakázky

Přenesení čísla, popisu a cen z rozpočtu

Aktualizace zakázky - chybové hlášení

Funkce vezme všechny výdejky, výkonové protokoly a subdodávky k dané zakázce a vytvoří fakturu z těch dokladů, které nebyly ještě fakturovány. Ve faktuře se pak objeví rozepsané všechny položky z výkonových protokolů, výdejek a subdodávek. Musíme mít ale nastaven v záložce Nastavení Druh pro fakturaci subdodávek v tabulce Faktur, dále pak Druh faktur v tabulce Výkonových protokolů a v tabulce Výdejek a příjemek musíme mít nastaven Druh dokladů pro fakturaci výdejek.

Tato funkce pracuje stejně jako předešlá funkce, jen s tím rozdílem, že na faktuře budou vypsané pouze souhrnné zakázkové položky. Tedy ty, které jsou vypsané v záložce Položky.

Na faktuře se objeví všechny zakázkové položky tak jak jsou v záložce Položky. Tuto funkci využijeme např. v případě, že jsme položky zakázky vytvářely ručně a nemají tedy žádnou návaznost na faktury, výkonové protokoly nebo výdejky.

Ručně vytvoříme novou Zakázkovou položku pomocí tlačítka Plus (Obrázek 7.11-1). Do tabulky se přidá nová položka. Pomocí tlačítka (Obrázek 7.11-2) se dostaneme do Číselníku zakázkových položek, odkud můžeme položku vybrat. U položky následně vyplníme Kód DPH, Náklady a Cenu (Obrázek 7.11-3).

Tip:Při ručním vytvářením Zakázkových položek je výhodné vypnou v záložce Nastavení automatické mazání položek při aktualizaci (Obrázek 7.3-3). Vyhneme se tak problému se smazáním námi ručně vytvořené položky.

Ručně vytvořená zakázková položka

V záložce Výkony (Obrázek 7.12) je seznam všech výkonů na aktuální zakázku. Tyto položky se přebírají z tabulky Prostředků. Jakmile v této tabulce zaneseme výkon danému prostředku na danou zakázku, okamžitě se nám objeví i v tabulce Zakázek.

Systém funguje stejně i u Faktur, Výdejek, Rozpočtů a Akcí.

Máme-li u prostředku nějaký Náklad a tento prostředek vykonal určité Výkony na různé zakázky, zobrazí se nám v této záložce poměrná část daného nákladu na danou zakázku.

Mějme např. jako náklad u prostředku nákup pohonných hmot za 1000 Kč (Obrázek 7.13).

Náklad na prostředek

S tímto prostředkem (automobilem) vykonáme dvě jízdy (Obrázek 7.14), každá na jinou zakázku (Obrázek 7.14-1).

Výkony prostředku

Po přepočtu Nákladů (Obrázek 7.15-1) u jednotlivých zakázek se nám k první zakázce, na kterou je jízda 300 Km, objeví náklad 600 Kč (Obrázek 7.15-2). Tedy náklad 1000 Kč podělený poměrem 3/2 (300km/200km). U druhé zakázky pak budeme mít náklad 400 Kč.

Náklady na výkony

Má-li náklad vyplněný sloupeček Datum do (Obrázek 7.13-1), bude se pak počítat pouze součet výkonů v tomto období.

V záložce Subdodávky jsou vidět všechny přijaté Faktury/doklady na danou zakázku.

V záložce Příjemky na zakázky systém zobrazuje Příjemky dle skladových karet metodou LIFO. Tzn. že se systém podívá na datum Výdejky na zakázku, vezme první položku (skladovou kartu) této výdejky a začne prohledávat všechny příjemky a výdejky staršího data, zda obsahují danou položku. Pokud systém nalezne příjemku s danou položkou a množstvím, které je shodné nebo větší než na výdejce, zobrazí tuto příjemku v záložce Příjemky na zakázku. Pokud je množství na příjemce menší než na výdejce, systém bude prohledávat další příjemky, ale už jen se zbývajícím množstvím. Pokud systém při prohledávání příjemek/výdejek narazí na jinou výdejku, na které je ale shodná skladová karta, má tato výdejka přednost při prohledávání příjemek. Takto systém postupuje u všech položek výdejky na zakázku.

V tiskovém dialogu je mnoho různých tiskových sestav. Např. tisková sestava Přehled plnění zakázky vytiskne všechen materiál, výkony a subdodávky na danou zakázku s množstvím a cenami (Obrázek 7.16). Tento report se tiskne k datu přepočítání zakázky. Můžeme si tak zpětně, k určitému datu, zobrazit již vydaný materiál na zakázku, provedené výkonu a subdodávky na zakázku.

Přehled plnění zakázky

Můžeme si vytisknou i Cash Flow zakázky. Využijeme tiskovou sestavu pro export do excelu - Cash flow zakázky. Tento report nám zobrazí všechny informace vztahující se k dané zakázce. Tzn. všechny zakázkové položky, výdejky a příjemky na zakázku, subdodávky, výkony atd. (Obrázek 7.17) a také nám vypočte hodnotu Cash flow. Ta se vypočítá jako rozdíl mezi uhrazenou částkou za vydané faktury a uhrazenými náklady na výkony, subdodávky a příjemky na zakázku.

Cash flow zakázky

Další: Partneři Nahoru: Modul zakázek Předchozí: Modul zakázek Obsah